PEC e fatturazione elettronica

Sandra Bertolacci DiSandra Bertolacci

PEC e fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica obbligatoria per le aziende a partire dal 01/01/2019 può essere gestita, tra le altre opzioni anche tramite un semplice indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC).

In collaborazione con GuidaPEC – La Guida Online sulla Posta elettronica Certificata abbiamo redatto per i nostri lettori questo breve compendio focalizzato sulla relazione tra Fattura Elettronica e PEC, in considerazione dei nostri servizi CompraPec e ArchiviaPec.

Attraverso una serie di domande e risposte, vi illustriamo brevemente il processo e come poterlo gestire tramite la Posta Elettronica Certificata.

Che cos’è la Fatturazione Elettronica?

La Fatturazione Elettronica è l’insieme dei processi digitali per l’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture.

In Italia è entrata in vigore la legge nr. 205 del 27.12.2017 (c.d. “legge di bilancio” per l’anno 2018) che introduce l’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica per le operazioni effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati ai fini IVA in Italia, sia in ambito B2B (business to business), sia in ambito B2C (business to consumer)

In breve, dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture emesse tra soggetti residenti o stabiliti in Italia potranno solo essere elettroniche, non più gestite in modalità cartacea.

Che differenza c’è tra una fattura elettronica e una fattura cartacea?

Due caratteristiche distinguono la fattura elettronica dalla sua sorella cartacea:

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  • la sua origine deve essere esclusivamente digitale, cioè deve essere creata in un file in formato .xml
  • deve essere trasmessa al destinatario tramite il Sistema di Interscambio (SDI)

Come si genera una fattura elettronica?

Il fornitore inserisce i dati costitutivi della fattura (dalle intestazioni, alle descrizioni di beni e/o servizi, agli importi, e tutti gli elementi necessari a norma di legge) all’interno di un file .xml, attraverso specifici software di compilazione web o locale.

Le fatture elettroniche devono essere erogate a qualsiasi soggetto fiscale, sia esso persona fisica, azienda, professionista, associazione o ente, che abbia residenza fiscale in Italia.

Che cos’è il Sistema di interscambio (SDI)?

Il Sistema di Interscambio è uno degli elementi costituenti il sistema della fatturazione elettronica, è una sorta di “ufficio postale digitale” che veicola e distribuisce le fatture nel nuovo formato, dai fornitori ai clienti.

Il SDI (Sistema di Interscambio), al ricevimento della fattura elettronica, effettua una serie di verifiche formali sulle fatture che riceve: sia sulla validità dei dati anagrafici di fornitore e cliente, sia sull’esistenza della/e partita/e iva, sia sull’indirizzo telematico a cui essa dev’essere recapitata.

Una volta terminati i controlli, consegna il documento al destinatario secondo le impostazioni previste sul suo profilo Agenzia delle Entrate, o in mancanza di indicazioni “predefinite” dallo stesso destinatario, in base a ciò che viene indicato nella fattura emessa.

Al termine del processo, il SDI invia al fornitore una notifica di stato (OK consegnata, NON-OK rifiutata, ecc.).

Come si riceve una fattura elettronica?

Il destinatario di una fattura può decidere come/dove ricevere la fattura dal SDI (Sistema di Interscambio), secondo diverse modalità.

Il SDI, una volta verificata formalmente la fattura, provvede ad inviarla all’indirizzo telematico inserito dal fornitore nella fattura stessa.

L’indirizzo telematico di destinazione può essere un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC), o il codice identificativo del canale telematico gestito dal cliente o dal suo intermediario (provider di servizi per la fatturazione elettronica).

Se non viene indicato dal fornitore alcun indirizzo di destinazione, la fattura sarà recuperabile solo dall’apposito portale di Agenzia delle Entrate, nell’area “Fatture e Corrispettivi”.

Per le persone fisiche, il fornitore avrà l’obbligo di presentare la fattura digitale al SDI, ma contestualmente dovrà inviarne una versione “di cortesia” tramite i soliti canali: cartaceo, via email in copia conforme in formato .pdf

Come faccio a ricevere le fatture elettroniche sul mio indirizzo PEC?

Se sei dotato di partita IVA puoi seguire la procedura messa a disposizione sul portale di Agenzia delle Entrate, che permette di associare alla partita IVA o un Codice destinatario o un indirizzo PEC predefinito.

In caso si utilizzi questo servizio di registrazione, tale scelta è predominante su qualsiasi altra, indipendentemente dall’indirizzo telematico (diverso o erroneo) che un fornitore inserisca nella fattura.

Se non utilizzi questo servizio di registrazione o non hai partita IVA o sei esente, sarà tuo compito (di chi deve ricevere la fattura) indicare al fornitore l’indirizzo di destinazione di consegna.

Come posso spedire le fatture elettroniche dal mio indirizzo PEC?

Si può utilizzare il proprio indirizzo PEC per spedire una fattura elettronica, inviando il file .xml della fattura, come allegato del messaggio PEC, all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it

Questa opzione è consigliata per chi genera quotidianamente un numero limitato di fatture.

Sono obbligato ad attivare un indirizzo PEC per gestire le fatture elettroniche?

Non è obbligatorio.

La scelta di spedire o farsi arrivare le fatture elettroniche via PEC è una delle opzioni disponibili, che ciascuno deve valutare in base alle proprie esigenze.

Le alternative sono:

  • appoggiarsi ad un provider di servizi che fornisca strumenti di gestione della fattura elettronica; in questo caso verrà fornito un “codice destinatario” del fornitore;
  • non fare nulla e ricevere le fatture sul portale di Agenzia delle Entrate;
  • in qualità di privato continuare a ricevere come in passato le copie cartacee (.pdf) delle fatture emesse.

Se avete necessità di acquistare un indirizzo PEC, scegliete CompraPec!

Che indirizzo PEC scegliere per la gestione delle fatture elettroniche?

E’ libera scelta del destinatario scegliere se utilizzare:

  • un indirizzo esistente, anche lo stesso indirizzo depositato come recapito legale in Camera di Commercio (vedi Che cosa significa depositare la PEC?), oppure
  • attivare un indirizzo PEC nuovo e specifico per la ricezione delle fatture elettroniche.

Non c’è nessuna limitazione, inoltre, sulla tipologia di indirizzo PEC adatto alla ricezione delle fatture elettroniche.
E’ sufficiente che l’indirizzo PEC sia attivo e funzionante.

Per TIPOLOGIA intendiamo: dominio generico (utente@aziendapec.it), di primo livello (utente@pecazienda.it), di secondo livello (utente@pec.azienda.it), come illustrato nell’articolo Quali tipi di indirizzi PEC si possono attivare?

Come si devono conservare le fatture elettroniche?

Sia chi emette la fattura elettronica, sia chi la riceve, dovrà conservarla digitalmente (ai sensi dell’impianto normativo definito dal CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale).

La conservazione elettronica non è il mero salvataggio del file su un PC, ma è un sistema regolamentato dalla specifica normativa, attraverso il quale si garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici (come previsto dall’art.44 del CAD).

La conservazione elettronica viene erogata da specifici fornitori di servizi accreditati, che rispondono a determinati requisiti ed eseguono le procedure di conservazione in base alle regole tecniche previste dalla normativa.

Come posso conservare digitalmente le fatture elettroniche che ricevo via PEC?

In questo possiamo aiutarvi noi, con il servizio ArchiviaPEC, appositamente studiato per la conservazione digitale dei messaggi PEC, e che quindi risolve immediatamente anche l’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche.

Uno dei vantaggi è il poter per aggregare in “pacchetti” il messaggio PEC, collegato agli eventuali allegati al messaggio e ai corrispondenti messaggi di Presa-in-carico e Consegna, ed inviare il “pacchetto” così costituito in conservazione elettronica a norma.

La conservazione elettronica a norma (per i 10 anni previsti dalla normativa e secondo le regole tecniche di conservazione digitale previste dal CAD) prevede che i documenti elettronici debbano essere indicizzati in modo da poterli recuperare facilmente; il raggruppamento in “pacchetti PEC” facilitano proprio l’operazione di recupero in caso di richiesta o di controlli da parte dell’autorità.

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